[0112]物业管理公司收发文及档案管理

物业管理公司收发文及档案管理1文件定义1.1本规定所提的文件是指：证照、合同、函件、图纸、传真、以部门/管理处/物管公司名义发出的电子邮件等文件。1.2公司正式文件不可以电子邮件方式传递，即收到和发出的电子邮件不具有法律效力。2收发文管理2.1收文2.1.1收到的文件（包括通过前台之外来文件，以及内部各部门/管理处文件（密件除外），由物管公司秘书或各管理处行政人员负责收文登记；另物管公司秘书必须在项目管理中心内部网页进行收文登记。无具体收文部门的文件，由资源部负责收文登记。2.1.2收文登记后，及时报公司总经理/管理处主任或授权人签署意见，再转交收件人/跟进人处理。无总经理/管理处主任签署意见的文件，可不予处理。2.1.3文件执行或处理完毕后，由收件物管公司秘书/管理处行政人员存档，重要的文件正文（如有）物管公司秘书须定期交到档案室归档。2.1.4管理处行政人员负责每月填写《收文登记表》。3发件1起草：由需要发件的部门/管理处起草文件。2编号：对外公文由物管公司秘书上公司网登记索取编号。管理处内部发文由管理处行政人员负责统一编号及填写《发文登记表》。3打印：由发文部门/管理处负责。4校对、签署由发文部门/管理处负责，部门/管理处/物管公司归档的文件需有发件人、管理处主任及物管公司总经理的签名；以管理处名义发出的电子邮件，则打印后由管理处主任签名，留作归档。5申请盖章由物管公司秘书负责申请盖物管公司公章，按项目中心有关图章的管理规定执行，文件的审批件由项目中心行政及信息管理部负责归档。6发出：由发件部门/管理处负责，并作出发文、签收登记。7内部传阅收件人依据传阅批示尽快传阅，不应拖延。传阅并签名后的文件，交回归档。8归档具有保存价值的文件物管公司秘书应及时移交给项目中心资源部档案室；其他文件由物管公司秘书和各管理处行政人员负责保管和处理，做好文件类别、保存份数、存放方式和存放地址等情况的登记。9管理处行政人员负责每月填写管理处的《发文登记表》。4文件保管及处理4.1物管公司秘书及各管理处行政人员负责文件的保管工作。4.2管理处秘书/各管理处行政人员将所有收、发的文件按不同的类别进行分类，具体类别根据各自的具体情况制定，做到科学、系统、方便查阅和处理。