D电话管理办法

电话管理办法1.总则1.1.制定目的1)将电话管理予以合理化以利业务进行。2)充分发挥电话的最大效力，节省成本。1.2.适用范围凡隶属使用本公司的国内外长途电话及市内电话（含公私事），依本办法所规范的体制管理。1.3.权责单位1)管理部负责本办法制定、修改、废止之起草工作。2)总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2.管理办法2.1.电话总机（话务员）管理办法1)总机话务员应接转迅速、准确，用语简炼、清晰、耐心，应使用“您好”、“请”、“对不起”等礼貌用语。2)总机接听外线电话的基准用语为“您好，××公司”，当对方告知分机电话号码时，说“请销等”；如分机占线，说“对不起，电话占线，请销后再打”。3)总机接外线电话至分机时，一般电话铃声响五次没人接听即挂线。4)话务员上班时间不得与人在电话在闲聊，不得偷听或泄漏公务机密。5)不得在总机拨挂电话，非相关人员不得在总机上操作。6)凡工作时间内外来私人电话除重大急事外，总机应婉拒接线。2.2.挂接电话2.2.1.电话使用1)时间控制在5分钟内，最多不得超过10分钟，长话短说。2)使用前应对洽谈内容稍加构思记录。3)各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒，不等对方讲话，得先说出公司、部门名称。4)凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。2.2.2.长途电话使用1)公司尽可能使用如IP电话等节省成本的方式拨打长途电话。2)从业人员因公务需要使用长途电话时，须先填写《使用长途电话申请单》，经单位主管核准后送交总机拨号。3)单位主管因公务需要使用长途电话，也须填写《申请单》后送交总机拨号。总台人员在每次拨打长话前应登录《长途电话使用登记表》备查。4)每月初管理部应将上月《长途电话使用登记表》与电信局的《长途电话清单》进行核对，核算出各部门的长话费用，需要时算到个人。2.3.未设总机1)公司人员少，未设置总机职位的，所有电话拨挂均由公司人员自己操作。2)电话使用参照本办法2.2.1。3)长途电话使用1、每月底公司人员依业务计划向管理部申请下月使用电话费用（管理部视公司情况选择开通IP拨号方式或购买IP卡或其他节省方式