客户抱怨、退货处理办法

客户抱怨、退货处理办法1.总则1.1.制定目的为规范对客户抱怨、退货之处理流程，防范类似状况重复发生，维护公司形象，制定本办法。1.2.适用范围客户因对本公司产品品质或服务不满，而提出之抱怨、退货，除另有规定外，悉依本办法执行。1.3.权责单位总经理室负责本办法制定、修改、废止之起草工作。总经理负责本办法制定、修改、废止之核准。2.客户抱怨处理规定2.1.定义客户抱怨系指客户对本公司产品品质或服务状况有所不满，而直接或间接提出之退货、换货、减价、免费维修、赔偿、减少订单、取消订单、技术改善、品质改善等要求或建议。2.2.客户抱怨情形客户抱怨发生情形主要有下列几种：1)产品品质有瑕疵。2)产品于运送过程中发生损坏。3)包装不良或因此导致损坏。4)品质、规格、数量与订单不符。5)其他品质问题或违反合约规定之状况。2.3.抱怨处理流程2.4.客户抱怨受理客户抱怨一般由业务部受理，但开发部、品管部等与客户有工作关系之单位也有机会接获客户投诉：1)所有员工于接获客户抱怨时（尤其电话投诉），应注意应对礼貌，并迅速将抱怨内容填入《客户抱怨联络单》，转业务部处理。2)业务产接获客户抱怨后，应先查证其内容，若因客户误解或非本公司责任，应委婉地向其解释以取得客户谅解。3)业务部在受理客户抱怨后，应负责以下工作：A)整理调查抱怨内容。B)除品质技术问题外的抱怨处理。C)品质技术问题转品管部处理并追踪。D)汇总处理对策并书面回复客户。E)其他协调工作。4)业务部或其他接获客户抱怨之单位，应填写《客户抱怨联络单》，其内容应包含：客户、抱怨产品名称及所属订单、问题点、影响程度、客户建议、拟回复（或客户要求）时间等。2.5.客户抱怨处理2.5.1.业务部1)非品质、技术问题由业务部负责处理。2)业务部将《客户抱怨联络单》之原因分析、对策等栏目填写完整。3)必要时，业务部应会同相关单位研拟对策。4)业务部将《客房抱怨联络单》（含品管部转来之处理完毕之《客户抱怨联络单》），传真或快递给客户，必要时附上相应的补充说明文件或样品。5)征询客户意见，必要时应上门拜访致歉。6)将《客户抱怨联络单》