2011年天津市和平区物业企业档案整理指南

www.fdcsky.cn中国地产商域网和平区物业企业档案整理指南和平区档案局编制2011年8月物业企业档案整理指南1、档案整理的标准文件1、文书档案按照《归档文件整理标准》（DB12/T127-2001）2、基建、设备档案按照《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）3、会计档案管理办法（财会字［1998］32号）4、照片档案管理规范（GB/T11821-2002）5、磁性载体档案管理与保护规范（DA/T15-1995）6、企业职工档案管理工作规定（劳力字［1992］33号）有关标准，进行规范化的整理，制作检索工具。2、整理原则遵循文件形成规律、保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用。3、分类方案的编制根据本企业档案内容和数量编制档案分类方案。就我们这些企业可参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》制定分类方案。大类为11个，在每一个大类下按照文件材料归档范围及保管期限表者之若干个二级类目；部分二级类目下设置三级类目。（见附表一）4、文书档案的整理方法与要求（即党群、行政、经营、物业管理四类档案的整理）采用单份文件整理方法进行整理。1、件的确定原则（1）企业文件材料原则上每份自然件为一件。（2）正文（正本）与定稿为一件。（3）正文（正本）与附件为一件，原件与复印件为一件。（4）正文娱文件处理单为一件。（5）转发文与被转发文为一件。（6）报表、名册、图册等每本（册）为一件。2、文件材料归档年度的确定（1）计划、总结、合同（协议）、统计等材料归入文件内容针对的年度。（2）请示与批复等来往文件，归入文件的批复年度。（3）跨年度形成的文件材料，归入事项的办结年度。（4）会议文件归入会议的开幕年度。3、文件材料保管期限的划分企业文件材料保管期限按照永久、长期（15-50年）、短期（15年以下）花粉。具体到每份文件的保管期限请参照《天津市物业管理企业文件材料归档范围及保管期限表》。4、文件材料的排序在分类方案的第二级类目下，先按年度分开，在年度下按照不同保管期限进行排列。也就是二级类目的每一项一年内的文件分别依永久、长期、短期从1排序顺序。文件材料排列需要注意的几方面问题（