01文件控制程序

湖南影视会展物业管理有限公司编号：YSHZ-CX-02-01程序文件版号/改次：A/0文件控制程序页数：第3页共3页1.0目的：?规范管理体系文件的编写、审核、批准、发放、更改、处置等过程，确保文件的有效版本和得到有效控制。2.0适用范围：?适用于本公司管理体系文件的控制。3.0职责3.1综合事务部负责公司管理体系文件的控制。3.2各部门负责本部门管理体系文件的控制。3.3工程技术部负责小区图纸、技术图样的管理与控制?。3.4综合事务部负责管理体系文件原件、质量记录表格原件的保存。4.0程序4.1本公司文件分为以下四个层次：?第一层次质量手册?第二层次程序文件?第三层次作业指导书?第四层次质量记录表格、资料（包括图纸、技术图样等）。4.2文件的编制、审核与批准4.2.1与管理体系有关的所有文件需按规定程序进行审批才能生效执行。4.3受控文件的发布4.3.1各部门认为受控文件不合理或因条件发生变化，使原文件不适用而需要更改时，申请部门填写《文件更改通知单》提交综合事务部，综合事务部把该文件提交原审核部门重新审核，并得到批准。4.3.2综合事务部对文件进行统一编号，具体方法见《文件编号规则》。4.3.3综合事务部将文件发送至审核部门审核以及批准部门批准。在审核及批准过程中若未通过，文件自动返回编制部门继续修改。4.3.4文件分“受控文件”和“非受控文件”两类。受控文件需加盖蓝色“受控文件”章，非受控文件加盖红色“非受控文件”章，作废文件加盖红色“作废”章。没有管理者代表批准，公司员工不得任意复制和外传。4.3.5综合事务部负责发放文件，并收回作废文件，接收文件人在《文件发放回收记录》签收。4.3.6综合事务部在相关文件上做好修改记录。每修改一次，改次状态号递增１次。若质量管理体系文件有三分之一的修改时，版本号从A、B、C……递增。4.4受控文件的回收及处理4.4.1综合事务部在发放新文件的同时，应回收相应作废文件。如文