文件控制程序(新）

天津顺驰物业管理有限公司编号SW-CHW7-1名称文件控制程序版本A/0第1页共3页编制胡文娟更改胡文娟审核关颖批准刘晶生效期2003年7月18日文件控制程序1.0目的为了通过对所有与质量服务有关的文件的编写、审批、发放、更改、保管、借阅和作废等全过程进行控制，确保公司所有受控环节使用的文件和资料均适用,并且为有效版本，特制定本程序。2.0适用范围本程序适用于公司所有与质量服务有关的文件的管理和控制。3．0职责3.13.2品质管理部负责所有与质量体系运行有关的文件的指导和监督。3.2各职能部及各项目负责各自相关文件的控制和管理。4．0程序要点4.1文件分类4.1.1长期有效文件：质量体系运行中长期起指导作用的文件，a)质量管理体系文件：质量手册、程序文件、管理规定，公司长期有效制度；b)公司内部制定的服务标准；c)与质量体系运行有关的外来文件(如：国家行业法令、法规、制度以及标准)。4.1.2短期有效文件：内部或外来的一次性短期内有效的文件，如通知、计划总结性报告等。4.1.3技术资料：如移交的物业资料，工程技术资料等。4.2文件的识别、编写。（见附表1）4.2.1外来文件需综合管理部识别之后，按4.1进行分类,进行相应的管理。4.3短期有效文件的控制：包括通知、计划、报告等短期内有效的文件，由各发出部门统一发放。收文者在《文件发放（领用）登记表》上签字，不用控制其收回。4.4技术资料的控制：包括移交的物业资料，由各项目自行管理。工程技术资料由技术业务部进行登记建立清单。合同类，由技术业务部统一留存。4.5有效文件的管理。4.5.1文件标识质量管理体系文件封面必须标明文件的编号，标明其现行修订状态，确保文件使用人使用文件的有效版本，具体参照质量手册中有关文件编号的规定；受控文件必须加盖红色“受控”印章，此标识由品质管理部统一控制管理；下发时每份都标有不同的下发编号，并有审批人的签字。部门/项目对于本部门下发文件需要统一编号。4.5.2文件发放品质管理部根据文件执行需求对质量管理体系文件进行标识，复印相应份数的副本，下发时填