档案管理标准作业程序

档案管理标准作业程序一、目的规范档案的编号、分类、整理、保管及借阅工作。二、适用范围适用于物业部各类档案的管理。三、职责1、总经理审批档案的借阅申请及清单。2、行政部经理监督档案管理的实施工作。3、档案管理员负责档案的日常管理工作。四、程序要点1、档案的编号(1)公司、物业部编号：①物业部编号为：W·Y（英文缩写）。(2)部门编号：①办公室；②财务部；③事务处；④工程处；⑤护卫处；(3)年份编号：引用年份序号—2000、2001、2002……。(4)档案顺序号：采用阿拉伯数字取3位有效数字—001、002、003……。(5)档案编号举例：①物业部编号：※※※—※※—※※※—※※※档案序号类别编号部门编号物业部编号②物业部编号：※※※—※※—※※※—※※※档案序号类别编号部门编号物业部编号2、档案的分类(1)区分全宗，按物业管理的组织机构划分，全宗可分为以下几类：①行政、人事类；②财务类；③公共事务类；④保洁类；⑤园林绿化类；⑥机电维修类；⑦经营类；⑧品质类。(2)全宗档案的分类：要从档案形成的特点和规律出发，符合档案形成的实际情况，保持档案之间的历史联系，它应具有思想性、科学性、排它性和缩缩性。根据物业管理的物性，我们采用组织机构——问题分类法，如：收文类发文类合同类①办公室员工人事档案类图纸类后勤类收文类发文类报表类②财务部帐册类凭证类合同类工程图纸类合同类收文类发文类业主档案类③事务部员工档案类维修类投诉类回访类有偿服务与多种经营类计划总结类……3、立卷与编制目录(1)立卷：就是按照单份文件相互之间的联系和价值大小组合成案卷。档案管理员按以上分类方法，用档案盒（或文件夹）将档案分别立卷：①根据档案（或文件夹）的规格准备相应的档案标准贴纸；②在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：——物业行政部、人事部收文：※※※—X·Z—收文；——物业财务部报表：※※※—C·W—报表；——