4业主档案管理标准作业规程

业主档案管理标准作业规程1、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。2、适用范围适用于物业管理处业主档案的保管与跟踪。3、职责1、服务中心主管负责监控业主档案保管与跟踪工作。2、服务中心负责依照本规程具体实施业主档案的保管与跟踪。4、程序要点1、业主档案内容（1）经业主签署后的《业主公约》。（2）经业主签署后的《消防安全责任书》。（3）《业主家庭情况登记表》。（4）《钥匙领用登记表》。（5）《业主证领用登记表》。（6）《业主入住验房表》。（7）《装修申请审批表》、相关图纸及装修施工队资料。（8）《违章处理通知单》及处理结果资料。（9）业主的有关证件复印件。（10）其他应保存的资料。2、档案盒（夹）的制作（1）根据档案盒（夹）的规格准备相应的档案标贴纸。（2）在档案标贴纸上打印出标准黑一号字体的档案类别名称，其格式一般是由组织机构、名称组成，如：×××－×·×－S·W－业主档案：表示物业管理有限公司××管理处公共事务部管理的业主档案。（3）将制作好的档案标贴纸贴在档案盒（夹）左侧立面距顶部3cm位置上，并排列在档案柜中。3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。4、按档案盒（夹）内的各档案排列顺序将档案有关内容登记在《业主档案目录》内，内容包括：序号、档案编号、业主姓名、入住时间、档案页数、备注等栏目。5、业主档案的跟踪：（1）当发生下列情况变化时，服务中心副主管应将变化情况记录在业主档案中：a、通讯电话联络方式发生变化时；b、业主发生更替时。（2）业主档案跟踪管理：由服务中心副主管负责每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电费和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。6、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处，经服务中心副主管办理登记手续后方可查阅。7、业主档案应永久保存。8、具备电脑办公系统的可以将各业主资料输入电脑进行管理。9、本规程执行情况作为公共事务部档案管理员绩效考评的依据之一。5、记录《业主档案目录》6、相关支持文件《档案管理标准作业规程》