4.2.4-Z01记录与文档管理程序

深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY4.2.4-Z01名称记录及文档管理程序版本C/1第1页共4页编制蒋俊更改李寅峰审核张跃敏批准冯霞生效期2005年9月15日1.目的为记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。2.范围适用于公司各部门。3.职责部门/岗位工作内容总经理办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。品质管理部监督公司各部门记录的控制及文档管理。收集管理体系标准，对其有效性负责。相关职能部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。部门负责人具体指导本部门记录和文档管理资料管理员收集保管记录、文档资料4.定义记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。5.方法和过程控制5.1现场记录的管理5.1.1做好清晰的标识，确保现场记录无污损或破损等。5.1.2班长及以上管理人员应检查现场记录表格的有效性和记录的完整性，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的记录送交部门资料管理员。5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各部门记录的有效性进行全面检查。局部更改时，可与内部审核同时进行。5.2文件资料归档及管理要求5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日后进行。5.2.2归档时按照不同业务类别对已收集的记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅，部门可根据实际情况增加附表。文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期注：可根据实际情况增加行数。5.2.3如资料是传真件应复印后保存复印件。深圳市万科物业管理有限公司程序文件编号VKWY4.2.4-Z01名称记录及文档管理程序版本C