9、档案、资料管理

档案资料管理有效利用信息资源已成为现代物业管理的运作基本方法，在山东电视台物业管理公司的档案建立与管理中，运用先进的计算机网络技术，以纸质档案和电子档案相结合的方式对档案进行集中有序、标准规范的管理，充分发挥档案静态和动态的作用，为顺利开展山东电视台物业管理工作提供及时、准确、翔实的信息资源。资料的收集设立档案室,由专门人员负责管理。资料的收集坚持内容完整、数据可靠的原则，并根据管理的实际需求，扩大资料信息的来源渠道。（1）与项目各方面积极合作，力争全面准确地收集有关山东电视台建筑结构、机电设备和辅助设施等原始资料。（2）日常管理中收集和建立业户档案、本体维修档案、设备运行档案、投诉回访记录以及ISO9000质量管理运行记录、创优达标记录。并将档案的收集、整理、汇总、归档、编目制度化。（3）通过济南市政府主管部门或国际互联网等渠道获取相关信息。1、资料的整理和分类收集到的所有资料、质量记录统一由资料员统一整理，剔除无效部分，然后根据来源、内容、表现形式等特点进行细分，做到条理清晰，分类合理，易于检索。2、资料的归档管理（1）归档就是将分类整理好的信息资料进行分类保存，档案分三级：永久保存的档案为一级档案，长期保存的为二级档案，保存期三年以下的为三级档案。在档案管理中将原始资料归档，并要求做到电子文档备份。（2）一级档案、加密档案应严格控制借阅，一级/加密档案的电子文档应设置使用权限，确保一级/加密档案的安全。（3）档案管理员应编制统一的档案分类说明书及档案目录，并按内容、部门、年度、保存期限及级别分类进行组卷、逐一编号、登记造册、编制目录、分柜保存。（4）为保证档案的完整和安全，档案室应随时保持干燥、通风、清洁，并加装防盗门和防盗网。同时配备合适的文件柜、文件盒以及除湿机、消防器材等，确保储存地点符合防火、防虫、防鼠、防潮等要求并定期巡查。（5）档案室钥匙交由档案管理员专门保管，档案室禁止无关人员任意进出。3、文档建立、使用、借阅流程图（1）文档使用、借阅权限1、公司文档仅限内部员工、认证机构和相关方使用、借阅。2、一级文档限领班以上员工借阅、认证机构和相关方借阅文档必须经理批准。3、财务档案仅限财务工作人员、外部审核人员、领导层使用、借阅。建立文档流程图