业主档案管理标准作业程序

业主档案管理标准作业程序一、目的规范业主档案的保管与跟踪工作。二、适用范围适用于物业业主档案的保管与跟踪三、职责1、事务部主管负责业主档案与跟踪工作。2、管理员负责依照本程序具体实施业主档案的保管与跟踪。四、程序要点1、业主档案内容(1)经业主签署后的《业主公约》。(2)经业主签署后的《消防安全责任书》。(3)《业主家庭情况登记表》。(4)《钥匙领用登记表》。(5)《业主证领用登记表》。(6)《业主入住验房表》。(7)《装修施工申请表》、相关图纸及施工单位资料。(8)《违章处理通知单》及处理结果资料。(9)业主的有关证件复印件。(10)其他应保存的资料。2、将业主的有关资料放在相应的文件袋内。3、将各业主的档案袋按栋号、楼层号、房间号的先后顺序排列在档案盒（夹）内。4、业主档案的跟踪(1)当发生下列情况变化时，服务处员工应将变化情况记录在业主档案中：①通讯电话联络方式发生变化时；②业主发生更替时。(2)业主档案跟踪管理，由服务处员工每季度进行一次家庭情况的普查，对拖欠管理费、水电纲和其他服务费一个月以上的业主，管理员应至少每隔15天跟踪一次。5、业主档案属绝密档案，特殊情况如需查阅须报管理处主任批准，经事务部档案管理员办理登记手续后方可查阅。6、业主档案应永久保存。7、将各业主资料输入电脑进行管理。