4.2.4-Z01质量记录与文档管理程序

天津万科物业管理有限公司程序文件编号TJVKWY4.2.4-Z01名称质量记录及文档管理程序版本A/1第3页共4页编制底娜更改底娜审核刘文华批准田佐平生效期2005年7月18日1.目的为质量记录及文件资料的收集、整理、编目、归档、管理提供指引。2.范围适用于公司各部门。3.职责部门/岗位工作职责办公室负责收集、转发、保存最新有效的行业标准和政策法规。监督公司各管理处、部门文档管理品质管理部监督公司各部门质量记录的控制。收集质量管理体系标准，对其有效性负责。保存最新有效的行业标准和政策法规。相关部门收集、转发及评估新的行业标准和政策法规对公司目前业务或管理工作的影响，根据需要修改或出台相关文件。管理处、部门负责人具体指导本管理处、部门质量记录和文档管理文件管理员收集保管质量记录、文档资料4.定义质量记录：体系文件规定需要记录的所有资料。包含：书面记录、电脑软盘、光盘、磁带、录像带、照片、胶片等。5.方法和过程控制5.1现场质量记录的管理5.1.1做好清晰的标识，确保现场质量记录无污损或破损等。5.1.2班长以上管理人员应检查现场质量记录表格的有效性和记录的完整性，防止过期表格的误用，对已失效的表格即时进行作废处理，并视情况于每月/季/年初收集现场已填写完毕的质量记录送交文件管理员。5.1.3每次体系文件全面修改后，品质管理部对各管理处、部门质量记录的有效性进行全面检查。局部更改时，可与内部质量审核同时进行。5.2文件资料归档及管理要求5.2.1一般按月/季/年度定期归档，并须于首日开始进行，最迟于第五个工作日前完成归档工作。5.2.2归档时按照不同业务类别、表格类别（名称）对已收集的质量记录及文件资料进行排序、编目，在文件盒（袋）的封面标识文档编号、文档名称、产生时间段、保存期限、存档人和存档日期（见下表），卷内附卷内文件目录，并在《文件资料存储清单》上登记。为便于查阅，管理处/部门可根据实际情况增加附表。文档编号文档名称产生时间段保存期限存档人存档日期报废日期