11[1].邮件收发制度

邮件收发制度邮件作为业主、使用人与外界联系的重要渠道，为保障用户能够及时、准确的收到当天邮件，特制定如下程序：1.及时跟进使用人所订报刊的收据复印件，并制定相关报刊登记单；2.根据报刊分发单分发报刊，如遇数量或缺损需及时与邮局联系补给客人，并向客人作好解释工作；3.如因我处工作失误造成邮件受损，应当面向客人道歉，并及时向部门主管汇报；4.每日收到邮局的邮件后仔细分发，挂号信、汇款单、快递、包裹单等重要邮件应分类登记；5.客人的信件、报刊分拣完毕且确认无误后，将信件、报刊投放客人的信报箱内，以便客人拿取；6.对于快递、电报、邮包、挂号信等重要信件，随到随通知客人，如当时联系不上客人需填写函件领取通知单放入客人信箱，以便客人回来后能够及时查收，并应认真做好记录（注：收到快递时，如客人不在需电话联系客人，并在客人同意后代签快件）；7.客人领取邮件后应在登记簿上签字，同时经手人也应在登记簿上签字，以便出现问题能够及时查找；8.遇到无人领取邮件或地址不详、客人迁移等情况，需做详细记录并退还邮局；9.特殊信件应建立独立、保险管理区域；10.报刊分发专人负责，每月定期整理报刊分发单；11.对于客人订阅报刊的收据复印件应妥善保管。