第04讲如何完成您的工作

第四讲如何完成您的工作一、接受命令的三个步骤步骤1主管呼叫您的名字时步骤2记下主管交办事项的重点步骤3理解命令的内容和含义步骤1主管呼叫您的名字时注意点1用有朝气的声音立刻回答。注意点2不要闷声不响地走向主管。注意点3不要用“做什么”“什么事”等同辈的用语回答。注意点4带着您的记事本，以便随时记下主管的指示。步骤2记下主管交办事项的重点1具有核对的功能，当主管指示完后，您可参考您的记录重复指示的重点，以核对您听到的和主管有无差距。2日后工作进行中，可根据备忘录检查您的工作状况是否正确。3可避免日后如“有没有交待”“有没有听到”之类的纠纷。步骤3理解命令的内容和含义注意点1不清楚的地方，询问清楚为止。这一步叫——确认。注意点2尽量以具体化方式，向主管确认命令的内容。这一步叫——检验理解。注意点3要让主管把话说完后，再提出意见或疑问。科学的记录方法——6W3HWHAT——指要做的是什么及描述达成命令事项后的状态WHEN——指全部工作完成的时间及各步骤完成的时间WHERE——泛指各项活动发生的场所WHO——指与命令有关联的对象WHY——指理由、目的、根据WHICH——根据前面5个W，做出各种备选方案HOW——指方法、手段，也就是如何做HOWMANY——指需要多大、多少，以计量的方式让事情更具体化HOWMUCH——指预算、费用解决问题的九个步骤期望目标实际情况差距所谓“问题”是指“期望目标”与“实际情况”间的差距步骤1——界定问题。首先要找出真正的问题及原因。在决策之前须诊断，清楚界定问题是否存在。问题的原因何在，不应只注重应付问题的表面症状，而忽略了问题的真正所在。步骤2——分析问题并搜集有关资料。掌握到问题的真正所在后，便可着手搜集资料，妥善地分析，整理数据。这里给大家介绍一种科学的分析工具：因果图（或叫鱼骨图、石川图）因果图使用步骤1：集合有关人员。2：挂一张大白纸，准备2~3支色笔。3：由集合的人员就影响问题的要因发言，发言内容记入图上，中途不可批评或质问。