管理制度汇编（行政公文）

管理制度汇编文件名称编号版本编制部门行政公文管理规定一、管理范围：1、外来公文一般分为两大类：正式公文——包括上级单位及兄弟单位来文；便函。2、内部公文以公司名义发至上级或兄弟单位、政府机关、相关单位或发至公司各部门红头文件，包括一些请示、重要通知、公司的重大决定、规章制度的颁布等。3、各部门下发至物业管理中心的有关通告等规定性文件。4、各部门、物业管理中心的会议纪要、通知等。二、管理程序：1、公文接收2、登记1）综合管理部收到公文由综合管理部文员进行拆封。2）按来文机关进行分组编号，填写《公文阅办单》，附在公文前面，并检查来文的页数、附件是否齐全，如不全应提出索补的建议，按照来文的急缓程度分急件和慢件，急件需特别说明。3、拟办所有公文登记后报送综合管理部负责人检阅，提出“拟办”意见，拟办意见要简明具体，对有必须在短期内办完的公文，应注明催办及检查时间。4、批示由综合管理部文员将批注“拟办”公文上报总经理进行批示，总经理同意综合管理部拟办意见时，可在“公文阅办单”批示栏内签字，如认为不妥可重新批示或加注明。5、分办及传阅1）综合管理部文员将经过批示的公文（附《文件阅办单》）送承办部门办理或送有关人员和部门传阅。2）传阅时各部门应在公文阅办单内签字并注明接件日期，文员应在传阅登记表上进行登记，以便查阅传阅进展情况。急件，先办理后传阅，慢件可先传阅，后办理。3）传阅文件时，传阅人如发现有必要补充和纠正事项应通知综合管理部。6、传阅后的落实。1）承办部门在接到公文后，立即组织对公文的处理，并在规定时间内完成。2）对于不属于本部门所承办时，应立即将公文退回综合管理部要求重批，凡不进行处理又不退回的，若延误工作由接文部门承担责任。3）催办的公文，批示在公文阅办单上注明检查日期，综合管理部文员按检查日期到办文部门检查办文情况，并做好记录，发现问题及时向综合管理部负责人汇报。7、回复、存档1）办理完的公文，需要回复时，由承办部门起草回文，经审批后发出，并即时将办完的公文交综合管理部归档。2）办理完的公文，不需要回复的，由承办部门在公文处理单上注明办理情况。办完后的公文应尽快交综合管理部归档，归档时间不得超过一周。