第05讲文秘的时间管理

第五讲行政文秘的时间管理广东众行管理顾问有限公司提供NOTE课程程序1．分析时间2．诊断工作环境，提高工作效率3．立即改变4.跨越时间管理陷阱NOTE一.分析时间每天留出时间进行回顾，调整优先次序，舍弃无效的工作分解困难的任务，逐个击破在上班的路上大致计划一下当天的工作将工作日以30分钟进行分割及时更新工作日志—记忆往往是不可靠的。NOTE诊断工作环境，提高工作效率办公室里弥漫的4大效率毒素：声音干扰职能干扰空间干扰设备干扰NOTE讨论：如何排除办公室4大效率毒素？NOTE办公室“排毒4味丸”第一味：根据工作需求和程序从新安排办公桌第二味：保障公共空间和私人空间的独立第三味：有效利用办公设备第四味：利用设备和训练减少声音的干扰NOTE小办公室排毒案例办公室面积：14平方米办公室人员：主管1人秘书1人下属3人办公设备：文件柜、公用电脑、5张办公桌等NOTE小办公室排毒案例（续）个人办公需求：主管：多项（个人任务、给秘书安排任务、接待访客）秘书：两项（个人任务、接受主管安排的）下属：单项（个人任务）NOTE小办公室排毒案例（续）主管：办公桌应和秘书最近，并拥有独立的接待空间，以保证不会给下属造成干扰秘书：和主管办公室最近，和主管频繁沟通不会影响其他同事下属：不受干扰的个人办公空间NOTE效率专家挑错办公室（图1）80分错误1：办公室没有隔断就会有很大的声音干扰。如果使用隔板，情况将大大缓解。为了保证照明，最好给每人配备照明用台灯。错误2：公共通道有些狭窄，但好在不会影响他人NOTE效率专家挑错办公室（图2）60分错误1公共通道和私人空间交叉错误2接待空间在办公室尽头错误3秘书与主管座位离开太远错误4电脑显示器朝向不对，造成反光错误5办公室没有隔板，声音干扰严重错误6适合安放办公桌的窗口位置被文件柜占据NOTE效率专家挑错办公