公司经营与管理12章（完成）

第十二章广告公司的事务管理?本章提要：会议管理信息管理办公环境?第一节会议管理?一、会议的目的和种类?广告公司的会议，是为了便于解决公司的问题，形成计划，引起讨论，交流信息召开的。公司的会议也要有明确的目的。开会之前要考虑的问题：会议要达到什么目标？如果不开会，会导致什么结果？开完会之后，如何判断它的成功或失败？从传播角度看，会议能解决如下问题：?会议可以给与会者一种明确的暗示，凡是参加者都是本会的一分子，与会议的主题有关，与会议讨论的事宜有关。会议给与会者提供了解别人的机会。?会议还能对与会者产生约束力。会议可分为四类：?1.先知性的?2.建设性的??3.执行性的?4.立法性的?二、会议出席的人数和应注意的事项?会议议程中的问题：哪些人出席会议会议中该提什么问题会议出席的人数：一般4～7个最理想，10个勉强可以，20个就太多了。应该尽可能把与会者的人数减至最低。?如果开会的人数实在不能少了，会议主席可以试试下面几种办法。?(1)事先分析议程上的每一个项目，看看是否每一项都与所有的出席者有关，如果不是，主席可以重新安排，以便部分与会者中途退出。?(2)问自己是否可以把一个大会分作两个小会??(3)事先让一两个部门把他们自己的意见做成结论，届时只要推出一名代表在会中提出即可。?会议的议程表：议程表对于会议的进行有很大帮助。议程表上的每一项都要经过仔细的分析再编列上去。议程表既不能过于简单暧昧，又不能漫无目的地增列。?议程表上哪一项是告知性的，哪一项须讨论甚至做成决议，与会者才能知道自己在哪一项决议中应该扮演什么角色。?议程表应在会议前两三天分发，过早容易遗失。?议程表上每项议案排列次序很重要。会议中应注意的事项：?(1)会议的前半部通常比后半部更有活力和创造力。(2)有些议案可能使与会者意见一致。?(3)会议中有时在一些琐细但似乎又很迫切的问题上消耗太多时间，以致于忽略了另外一些虽然并不迫切，但影响却极为深远的问题。(4)会议在什么时候开始，什么时候结束，最好在议程表上注明。(5)原则上，最好能事先分发会议记录及参考资料。(6)如果需要印制某些文件供做讨论