高级商务沟通02

下载第2章信息和说服力本章的目的是向大家介绍后面几章要详细讨论的几个主题。首先，本章概括了有效传递信息的一些基本原则，其次，本章谈及了与说服过程相关的几个基本问题。2.1有效传递信息在《高级商务沟通》第1版中，我们发现：“我们正在信件、备忘录、报告、打印文档和传真的海洋中苦苦挣扎”。而现在，我们要说：“我们正在电子邮件、语音邮件、移动电话呼叫，以及信件、备忘录、报告、打印文档、传真的海洋中苦苦挣扎。”在1997年FutureandGallop机构进行的一次调查中，研究人员发现《财富》（Fortune）排名前1000位的公司的员工平均每日接发信息178条。1《华尔街日报》（WallStreetJournal）对此项调查的报告使用了“信息狂潮”和“沟通堵塞”的字眼。2几年过去了，信息的数量，尤其是电子邮件的数量一直在增加。但是庞大的信息量并不是经理们要应付的惟一问题。事实上，造成“信息泛滥”和人们越来越烦躁的心情的根源是：传递了过多的无效信息，从而浪费了时间，使人们困惑不已。想想我们是不是总在嘀咕：“这份备忘录/电子邮件的要点是什么？”、“这封信是什么意思？”、“他能不能说得更简单一些？”、“这份报告的组织结构怎么会是这样？”等等。这样，信息过多的问题与信息的无效传递问题就交织在一起。虽然在商务沟通中，有时需要一定的模糊性（详见下面对“战略性模糊”的讨论），但是作者或说话者通常希望读者或听众能够明白并记住自己传递的信息。要实现这个目标，就要遵循以下6个组织信息的基本原则：直接、简明、组织性、清晰、冗余和多种感觉并用的信息。而且我们深信，遵循这些原则有助于读者和听众在职业生涯中有效的应对“信息狂潮”。2.1.1直接简单明了，此处的策略是直入主题。日常备忘录、信件以及积极的信息和好消息可以按照这种直接法组织结构。正如本书第5章将要阐述的，直接法因其重点信息所处的位置而得名，重点常是文章的第一句话。22第一部分高级商务沟通简介下载传递信息的一种明智的做法是将直接法视为写作原则，而将非直接法视为特例。多数经理应该能够运用直接法起草75%的文件，这样，要传递的信息就会易于理解和记忆。